Das Henne/Ei Problem und damit die Frage was war zuerst da einmal außer acht gelassen.
Wenn der Termin bereits so lange bekannt ist, wäre meine Empfehlung dies auch rechtzeitig zu kommunizieren. Es ist sicherlich nicht so hilfreich, wenn man nur auf einem kleinen Projektdiscord bescheid weiß.
Um nur einige Stellen zu nennen, wo man es einem entsprechend großem Puplikum rechtzeitig mitteilen kann.